Personvernerklæring

Personvernerklæring for Østfold Kontrollutvalgssekretariat (ØKUS KOF)

Denne personvernerklæringen sier hvordan ØKUS KOF samler inn, verner og bruker opplysninger om personer, på vegne av kontrollutvalgene i kommunene Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Indre Østfold, Halden, Hvaler, Råde, Våler, Marker, Rakkestad og Skiptvet.

Daglig leder i ØKUS KOF er ansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Når du kontakter oss

Når du sender brev eller elektronisk post til oss, er vi pliktige etter arkivlova til å arkivere og journalføre dette dersom det blir vurdert som arkivverdig dokumentasjon. Innsyn gis etter bestemmelser i offentleglova.

ØKUS KOF forestår sekretariatsfunksjonen for våre kommuner. Vi kan i forbindelse med vår 
saksbehandling få tilgang til personopplysninger. Dette skal behandles og håndheves etter 
personopplysningsloven.

Dine rettigheter

Personopplysningsloven inneholder både rettigheter og plikter. Felles for alle reglene er at de bygger på noen grunnleggende prinsipper. ØKUS KOF skal behandle personopplysninger i samsvar med disse prinsippene.

Du har rett til å bestemme over dine egne opplysninger og du skal som hovedregel gi samtykke til at vi kan bruke opplysningene. ØKUS KOF skal rette seg etter det du bestemmer.

Det er likevel slik at ØKUS KOF unntaksvis kan innhente opplysninger om deg uten at du har sagt ja til det, der det er nødvendig å føre tilsyn og kontroll med forvaltningen. Vi har ikke lov til å hente inn flere opplysninger enn det vi trenger (dataminimering).

Du har rett til innsyn i hvilken informasjon ØKUS KOF har samlet om deg og du skal kunne rette opp opplysninger som er feil. I noen tilfeller kan du, ved å trekke tilbake samtykket, kreve at ØKUS KOF sletter informasjon som er lagret om deg. I andre tilfeller har vi en plikt til å samle og ta vare på personopplysninger om deg, selv om du ikke ønsker det (tillatelse gitt i lov).

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til 
Datatilsynet.

Hvordan får ØKUS KOF informasjon om deg?

Vi får opplysninger fra deg gjennom henvendelse og brev du (eventuelt andre) sender oss, samt eventuelle rapporteringer fra kommunen eller revisor. Kontrollutvalget har generell innsyns- og undersøkelsesrett i kommunen etter kommuneloven §23-2, 3.ledd. Denne retten er ikke begrenset av at opplysninger er taushetsbelagte, og den gjelder opplysninger, redegjørelser eller dokumenter som er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine oppgaver. Det er viktig at en tar hensyn til personvernet og fortrolighet om sensitive opplysninger.

ØKUS KOF har som målsetting å samle færrest mulig opplysninger om enkeltpersoner. I de rapporteringer som kontrollutvalget får seg forelagt, krever vi at sensitive opplysninger begrenses. Vi vil slette / anonymisere personopplysninger når opplysningene ikke lenger er nødvendig for formålet.